小强升职记：时间管理故事书读书笔记5000字

作者：邹鑫

有的人，从忙中走向事业的成功，家庭的幸福；而另一些人，却从忙中走向碌碌无为。抛开天赋禀异的微小差别，最关键是我们如何对待时间，如何管理时间，进而管理自己的人生。这本书不讲时间管理的大道理，而是通过小强和老付的交流来讲故事。让我们看到一个正能量小强是如何战胜压力，如何管理时间，如何实现成长。这本书是简单、实用的时间管理入门书。这本书从系统化的视角来帮助我们重新审视管理时间，并以最快的速度帮助我们养成好习惯，战胜拖延症，掌握时间管理的技巧，从而实现高效地工作，慢节奏地享受生活。这本书除了精美的实践手册外，我们还有立体化的互动学习平台，这样在互动学习中切实掌握时间管理的技巧。

我们陷入了“时间黑洞”。比如打开电脑准备开始工作了，突然收到朋友的qq消息，于是乎热火朝天地聊起来了；本来在看书，书没看进去，看几眼又去刷刷微博，看看朋友圈，不知不觉时间就过去了。它们共同的特点是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。我们一开始是出于非常单纯地做某件事，因为相关的东西干扰，自己没有时间观念，做事的专心程度不够，所以就会花时间做其他事情，不知不觉浪费了时间。r避开时间黑洞的小策略：ru0001r一、用时间统计表记录时间r不知道自己的时间都花在哪里了，可以通过时间统计表计算出来：ru0001r统计表的目的是明确自己的时间所占用的比例，通过调整提高工作效率，避免浪费太多的时间做没用的事情。r二、分析时间r可以先分析一天的时间ru0001r分析：这一天应该完成的事情有（）件，按计划完成的有哪些，按时完成的原因是什么；延时完成的有哪些，延时的原因是什么；未完成的事是什么，原因呢。这么做的目的是找到自己的“高效时段”，改进工作进而提高效率。r记录时间日志和分析时间日志：ru0001r分析：想想哪些是本可以避免花费的时间，那么怎么做能够阻止某件事的发生；想想是不是可以安排时间和高手交流增加经验；想想事情的主次分清楚了吗；休息的时间也不能太多，做减法......r不要想到什么就做什么r不用花太多时间在不重要不紧急的事r抓住事情的重点r改进之后知道一天要做哪些事，哪个先做哪个后做，休息时间如何安排，就很一目了然了。u0001r三、四象限法则r是由著名管理学家史蒂芬·科维（Stephen R. Covey）提出的一个时间管理理论，该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。依据价值观判断事情的重要性，依据事情的紧迫程度看紧急性。r（一）先做什么后做什么？r先轻重r再缓急r给任务标出“高”、“中”、“低”优先级r（二）原则：ru0001ru0001r第一象限的事要迅速做，第二象限要多做，第三象限让别人做，第四象限要少做。r（三）第二象限工作法r要集中时间去做重要不紧急的事，如果事情耽误了，它就会变成重要紧急的事，加重了第一象限的工作。r如何做？我们可以对第二象限的事务进行目标描述和任务分解。目标描述和任务分解示例：ru0001r对第二象限的事进行目标描述和任务分解的好处如下。r◎ 迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的。r◎ 有利于将一个项目做细，做得有计划，时刻知道你下一步该做什么，也更加有行动力。r◎ 明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下你的心头大石，减轻你的压力。r◎ 分成小的任务后有利于进度控制，你可以明确地知道该任务是否造成了拖延，并立即调整后面任务的时间规划。r（四）应用“猴子法则”走出第三象限r翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。r事例：试想一下这样的情况：你在走道上碰到一位同事，他说：‘我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？’于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清楚是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：‘这个问题很复杂，我现在没有时间和你讨论，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。’r让我们用猴子理论来分析一下这个过程。首先，你和同事在走道上偶遇之前，谁的背上有猴子？显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：‘那件事你考虑得怎么样了？’‘我们什么时候再谈谈？’……r我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当作他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的‘猴子’。你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则，应用它的前提是你要明确自己的责任边界。”r使用“猴子法则”有两个重点：1．明确职责，确定这只猴子不是你的；2.注意沟通方式，明确、坚决、不生硬。r（五）四象限法小结r◎ 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。r◎ 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。r◎ 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。r◎ 我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。r◎ 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。r◎ 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。r（六）四象限工作跟踪表r通过填写四象限工作跟踪表，可以知道自己花在不同事情上面的时间，有利于改进工作，不让自己处于“瞎忙”的状态，也可以减少不必要的时间损耗。u0001rr四、衣柜整理法rr整理衣柜的五个步骤对应着时间管理的五个流程：捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动，所以把这种时间管理方法称为衣柜整理法（注：就是David Allen的GTD方法），这些流程是一个开放式循环。r（一）捕捉：清空衣柜r当自己正在做某件事时，这时如果有外部的干扰，不要立即去处理别人的事情，先把要做的事件列在 to do list上面（收集篮）。r（二）明确意义：为衣服分类r我们的目标是清空收集篮，明确每一件杂事的意义。所以先迅速分辨出收集篮里的杂事，哪些是‘可以行动’的，哪些是‘不能行动’的。r例：ru0001r1.清空收集篮的几大原则：r从最上面一项开始处理：这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“明确意义”个词并不意味着“立即去执行”，它仅是“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后放到相应的地方去”。无论如何，必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。r一次只处理一件事情：处理完一件事以后再去处理下一件。r永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）：当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。r2.三类‘不能行动’的任务r◎ 垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。r◎ 将来某时：比如说“哪天有空去打羽毛球”，这就是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。这类事情数不胜数：4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。r◎ 参考资料：比如上个月市场推广费用明细报表，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。rru0001rr3.六类可以行动的任务r◎ 2分钟行动：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是——立即去做。r◎ 项目：这是需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情。例如，周五之前拿出新产品的销售策略，这不是自己一个人就能搞定的事情，需要和多个部门沟通、协调、开会。r◎ 任务：由多个行动组成，和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划。r◎ 行动：就是可以直接去做的事。比如例子中的“就项目出现的问题和Eric沟通”，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。r◎ 指派给别人完成的事r◎ 特定时间做的事：比如下周三14:00督促Steve提交用户使用报告。r现在的收集篮看起来应该是这样子：rru0001rr判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括日程表、行动清单、项目清单等。r4.脑袋只装一件事--下一步行动r动词开头r内容清晰r描述结果r设定开始时间、周期、：最后的期限是什么r例：早晨9-11点讨论营销计划，说服参会人认同我的方案。r5.行动、任务、项目的区别r行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机，不同的时机去做，就会产生完全不同的结果。rr任务是由多个行动组成的，项目也一样，但是它和项目的区别是，任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，并且它们关注的重点也不一样，做一个任务关注的重点是事情本身，而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。rrr项目不但由多个行动组成，并且需要多人或者多部门协作，所以如果你是项目的负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。ru0001u0001rr（三）组织整理：将分类的衣物重新储存r让我们重新整理一下思路。r◎ 我们有一个收集篮，里面写满了“杂事”r◎ 我们明确了每一件杂事的意义，并且知道不同类型的事情，决定下一步行动的方式不同。r接下来怎么做呢？r1．从收集篮中拿出排在第一项的杂事：联系供货商，周一会将支票送去，2分钟能搞定，立即去做！r2．打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项杂事：研发部Luke提供新版本软件的用户使用报告，分析一下，哦，这个需要Steve来处理，立即打电话委派出去，并且写入我的“日程表”醒我2天后跟进这件事。r3．再拿出第三项：就项目出现的问题和Eric沟通，哦，这是一个不折不扣的行动，立即写入“行动清单””空的时候去做。r4．拿出第四项：周五之前拿出新产品的销售策略，嗯，这是一个复杂的项目，就地决定它的下一步行动，全部写入“项目清单”。r5．拿出第五项：哪天有空去打羽毛球？有这想法，还指不定什么时候去呢，写入“将来清单”。r6．拿出第六项：上个月市场推广费用明细报表，这是一份资料，立刻放到文件柜的适当位置。r7．拿出第七项：制作项目进度计划，这是一个任务，把它分解为若干行动，然后把行动写入行动清单。r就这样，2分钟不到的时间，我们已经拥有了三张清单，和一份日程表。ru0001r（四）深思：对衣物做到心中有数r1.每日回顾rr今天做了些什么？r对哪些比较满意，哪些不满意？r推进了哪些重要的事？r明天的规划是什么？r2.每周回顾r（1）清空收集篮r这里收集篮的概念比较广，比如邮件的收件箱清空、桌面纸张上随手写下的东西、整理办公桌或收拾家里环境，都算作清空收集篮的动作。目的是为了让我们的大脑和环境清清爽爽。r（2）检视将来清单、行动清单、项目清单r将来清单里有没有可以孵化的任务？比如说：想去青海旅游，最近是不是刚好有带薪年假？那就把它从‘将来清单’里拽出来吧，当作任务进行分解之后，放到你的‘行动清单’里吧。r行动清单里有没有已经做过还没来得及划掉的任务？上周都做了哪些事？下周还要做哪些事情？清单上的那些行动具体规划到下周的哪天执行？r打开项目清单浏览一下，自己下一步应该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方？或许你会发现遗漏了什么，或是有了什么新的想法，都应该在回顾的时候添加进去。r（3）检视日程表r这时候打开日程表，看看下周都有哪些约会，有哪些会议，根据日程情况适当调整一下行动计划，比如下周二的日程表上已经比较满了，那就把行动清单里的事情往周一多安排一些。r（4）本周收集到印象笔记里的内容r大多数收集到印象笔记里面的资料都不会再看第二遍，可是能收集下来的一定都是比较有用或者有趣的内容，不内化一下就太可惜了，所以我在印象笔记里筛选出本周添加进去的内容，再做一次浏览，加深印象。r（5）年度目标r我会将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成，比如：健康的目标，每天早晨早起锻炼；财富的目标，2年内每月现金流超3万；心智的目标，我要每年阅读50本书，等等。我每检视年度目标一次，就被点燃一次。r（五）行动：选择最佳方案rDavid Allen提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，具体如下。rr1．原则（五万英尺）：你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。r2．愿景（四万英尺）：这里面包含3～5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：r◎ 我想要什么？r◎ 哪些人已经做到了？r◎ 他们是如何做到的？r◎ 那时候我的工作和生活会是怎样的？rr3．目标（三万英尺）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如：r◎ 每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉，主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉r◎ 参加管理学的培训课程或者是参加MBA学习来提高自己的综合能力r4．责任范围（两万英尺）：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色，如驴友、吉他手等，要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。r5．任务（一万英尺）：这包含了任务和项目，还记得它们的区别吗？虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如‘制定新产品的营销策略’等。r6．下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。ru0001r人要有一定的目标，不要随波逐流。自上而下给自己做了规划后，一口不能吃下胖子，自下而上地搞定我们的工作。当然规划还得根据实际情况做出调整，它并不是一层不变的。rr衣柜整理法流程图ru0001r五、番茄工作法r步骤：r1．选择一个行动：一定是很明确，可以立即执行的行动，而不是任务。r2．倒计时25分钟作为一个番茄时间，你预估完成行动需要吃掉几个番茄，然后在番茄时间内不间断工作。r3．每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉三个休息15分钟。r一个番茄的工作时间不一定就是25分钟，可以根据自己的精力调整。